Una de los aspectos más importantes de los despachos es la administración y almacenamiento de copias de documentos. Comienza con los procedimientos básicos de flujo de papel y almacenamiento de documentos, que hasta hace poco era el antiguo sistema de archivo de gabinetes y para muchos lo sigue siendo. Con el advenimiento de la tecnología electrónica, muchos de nosotros no tenemos papel. Echemos un vistazo a las diferencias financieras y a algunos de los pasos para lograrlo.
Como se reducen los costos de copias frecuentes
Sabe cuánto es el gasto de fotocopiar, archivar, distribuir y actualizar documentos en papel? La mayoría de las empresas no tienen ni idea porque el manejo del papel ha sido parte de los procedimientos de la oficina durante tanto tiempo – regularmente se pasa por alto como un costo. La ausencia de papel con un sistema de gestión electrónica de documentos ha demostrado que reduce los costes y las responsabilidades de la gestión de documentos, a veces ahorrando hasta un 88% de los costes de mano de obra. Pero con la presión actual de tiempos económicos difíciles, muchas compañías están haciendo el cambio a Sistemas de gestión documental (SGD) en los próximos años. A medida que se evalúa el ahorro realizado con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos, el primer paso es obtener una idea clara de lo que su empresa está gastando hoy en el manejo de documentos en papel, y soluciones alternativas a sus procedimientos actuales.
Impresiones en Valencia
En Valencia, casi todo el mundo tiene un escáner, inclusive el propio móvil puede descargar un app. el scan-software es relativamente barato. El uso de herramientas de OCR es también un procedimiento económico que se incluye en muchos productos de software de escaneo. El uso de los productos estándar de proveedores de software integrados en los sistemas operativos normales de Windows y MAC permite la indexación de sus documentos escaneados/OCR con una fácil recuperación mediante la funcionalidad de búsqueda incorporada, que le permite incluso controlar las ubicaciones y los entornos de búsqueda. Aunque este es un proceso muy rudimentario, las herramientas están ahí fuera hoy para ayudarle a empezar. A medida que los requisitos del sistema se hacen más sofisticados, es fácil de actualizar. Cualquier producto de software empresarial de nicho que se pueda utilizar en la gestión de reclamaciones, administración de pólizas, contabilidad de costes o tiempo y facturación, debe poder incorporar estas funcionalidades.
Vemos como es normal que en cualquier oficina utilizan una variedad de formularios en papel y materiales de referencia impresos como parte integral de su negocio. Los formularios en papel se utilizan para activar los procedimientos diarios de la oficina. Los documentos impresos actúan como una «versión oficial» concreta para futuras referencias. Estas metodologías se han desarrollado a lo largo del tiempo y funcionan bien, pero las cosas están empezando a cambiar.
Medidas para el ahorro en copias
Hay varias tendencias que se están uniendo que pueden convencer a muchas oficinas de que es hora de dejar el hábito del papel. La mayoría de los documentos comienzan como archivos electrónicos. Más que nunca, las oficinas con sistemas basados en papel se encuentran imprimiendo correos electrónicos y faxes, sólo para poder archivarlos. Muchos empleados se sienten cómodos con los ordenadores. Las condiciones económicas están impulsando medidas de ahorro de costes. Muchas empresas se están dando cuenta de que pueden ahorrar dinero real si no utilizan papel. Con esta motivación adicional, el Software de Gestión Electrónica de Documentos (EDMS) está en la lista de las futuras iniciativas de ahorro de costes.
Los costos asociados con los procedimientos de copias
En algunos casos teniendo en cuenta la desinformación, no queda claro de inmediato cómo cuesta dinero un proceso en papel. La mayoría de las empresas han estado usando papel desde el primer día y no se han tomado el tiempo para evaluar objetivamente si sigue siendo la mejor manera de gestionar su negocio. Los siguientes son los 7 costos principales asociados con el uso y mantenimiento de un proceso en papel.
1. Costes de mano de obra para la recuperación de documentos
2. Eficiencia y precisión en la presentación de documentos
3. Costes de papel, tóner y copias por página
4. Costes de proximidad física
5. Costes de recuperación de desastres
6. Costes de mantenimiento del período de retención
7. Costes medioambientales
Algunos de estos costes se pueden calcular en términos económicos, pero en otros su impacto medioambiental es tan alto que no tiene precio como precios medio de una fotocopia en España podríamos tomar en torno a los 8 céntimos lo que incluye el papel, la tinta, el desgaste de piezas y la depreciación de la máquina, hoy por hoy hay muchas empresas que por una letra de renting nos pueden colocar muy buenas impresoras y fotocopiadoras en nuestra oficina minimizando el impacto negativo que tienen en el medio ambiente estas maquinas de ultima generación. También las reprografías en Valencia prestan u servicio limpio, rápido y cómodo ahorrando costes de mantenimiento y de gestión que pueden venir bien para nuestra cuenta de resultados.
Ya son más de dos décadas que llevamos desarrollando nuestra actividad y esa experiencia nos permite darte un producto y un servicio en excelentes condiciones, Visítanos en Carrer del Bisbe Jaume Pérez, 20, 46006 Valencia o llámanos al 963 33 45 50 recibirás la atención requerida para que sean satisfechas todas tus inquietudes
